Ứng dụng SpeedMaint CMMS nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì máy móc, thiết bị

Viglacera Thăng Long được biết tới là nhà máy sản xuất các sản phẩm gạch men, ngói,... với quy mô lớn hơn 330 công nhân, năng suất hơn 28.000m2 gạch, ngói mỗi ngày, đạt 8,5 triệu m2 mỗi năm. Đây cũng là nơi cung cấp ra thị trường các sản phẩm gạch lát, gạch ốp, ngói… chất lượng cao.

Để phục vụ việc mở rộng và nâng cao năng suất hoạt động của toàn bộ nhà máy, từ năm 2020, Ban lãnh đạo Viglacera Thăng Long đã quyết định đưa phần mềm SpeedMaint CMMS vào quản lý hoạt động bảo trì máy móc, thiết bị thay cho phương thức quản lý bằng sổ sách và giấy tờ như trước đây.

Thời điểm Viglacera Thăng Long chưa đưa robot, máy móc hiện đại vào vận hành

Anh Lê Khắc Quyết, phó Quản đốc Phân xưởng Cơ điện Viglacera Thăng Long, người trực tiếp triển khai và sử dụng phần mềm cho đội ngũ kỹ sư bảo trì cho biết: “Thay đổi rõ rệt nhất là chúng tôi giảm được thời gian và nguồn lực cho những công việc hành chính không cần thiết như tra cứu, tìm kiếm, đối chiếu. Tình trạng quá hạn, bỏ sót trong bảo trì giảm thiểu rõ rệt do mọi thông tin, thực trạng về máy móc, thiết bị, cũng như kế hoạch và lịch bảo trì đã được thể hiện rõ ràng, trực quan trên phần mềm.”

Cách quản lý hệ thống máy móc, thiết bị từ những năm 2000 đã không còn phù hợp

“Nhà máy Viglacera Thăng Long được chia thành 2 phân xưởng sản xuất gồm: Phân xưởng sản xuất 1 (gạch ốp lát), Phân xưởng sản xuất 2 (ngói tráng men, gạch lát),. Mỗi phân xưởng sản xuất được chia thành các khu vực: Khí hóa than, Nghiền xương, Nghiền Men, Ép tạo hình,  Dây chuyền, Lò nung, Mài - Phân loại và Đóng hộp.

Để 2 phân xưởng sản xuất vận hành tối ưu, phân xưởng Cơ điện (gồm 38 thành viên) có nhiệm vụ quản lý và bảo trì, đảm bảo toàn bộ 500 đầu mục tài sản gồm các máy móc, thiết bị hoạt động trơn tru, liên tục và hiệu quả. 

“Vì vậy, chúng tôi coi phân xưởng cơ điện như “xương sống” của Nhà máy, thành viên của phân xưởng cơ điện có nhiệm vụ giữ cho hệ thống “xương sống” ấy luôn chắc khỏe để duy trì sản xuất”, anh Quyết chia sẻ thêm.

Phân xưởng Cơ điện bắt đầu hoạt động từ những năm 2000 và có nhiệm vụ “quản lý sức khỏe” máy móc, thiết bị của toàn bộ nhà máy. Tuy nhiên phương pháp quản lý vẫn bằng sổ sách, giấy tờ, file excel.

Anh Quyết cho biết: “Theo thời gian, quy mô tăng lên, số lượng máy móc thiết bị tăng lên theo cấp số nhân, thì sổ sách, giấy tờ cũng theo đó tăng lên gấp 3, gấp 4; tem mác trên thiết bị cũng mờ dần. Qua việc luân chuyển các cán bộ quản lý, sổ sách giấy tờ ghi chép không thống nhất khiến việc lưu trữ, truy xuất nguồn gốc, tình trạng, đặc tính kỹ thuật… của thiết bị càng khó khăn hơn”.

Các vấn đề bắt đầu phát sinh nhiều hơn, trong đó có 4 vấn đề lớn:

Thứ nhất, tại kho vật tư, tình trạng vênh, lệch thông tin so với ghi chép trong sổ sách xảy ra với tần suất ngày một tăng. Khó có thể quy trách nhiệm hay tìm nguyên nhân vì số liệu thiếu nhất quán.

Thứ hai, hệ thống quản lý thông tin máy móc, thiết bị không đầy đủ, đồng bộ khiến quá trình xác định thời gian bảo trì và thực hiện bảo trì không đúng như yêu cầu kỹ thuật cần thiết. Để biết chính xác đặc tính kỹ thuật của máy móc, thiết bị, kỹ sư phải lục tìm nhiều thông tin trên sổ sách và các nền tảng khác .Vì vậy quá trình bảo trì thường kéo dài hơn dự kiến và tiêu tốn thời gian vào những công việc không cần thiết.

Thứ ba, hoạt động bảo trì phòng ngừa của phân xưởng Cơ điện chưa thực sự phòng ngừa những “ốm đau” của máy móc, thiết bị như ý nghĩa của hoạt động này. Việc phải tra cứu lịch bảo trì trên giấy tờ và nhiều file excel khác nhau dẫn tới tình trạng bỏ sót, trễ lịch bảo trì so với kế hoạch ban đầu. Nhiều thiết bị hỏng hóc trước ngày bảo trì, gây ngừng máy trong thời gian dài;  nhiều thiết bị có tình trạng chưa cần bảo trì đã đến lịch.

Thứ tư, về quản lý bảo trì khắc phục, yêu cầu sửa chữa có quy trình rườm rà, phân loại từ sửa chữa nhỏ, vừa, lớn phải đánh giá, ký duyệt thông qua nhiều cấp nên thường phải chờ đợi. Trước mỗi kỳ bảo trì, các kỹ sư phải nhắn tin qua zalo hoặc hẹn trực tiếp để trao đổi tình trạng với người phụ trách.

Kỹ sư sử dụng smartphone để tra cứu và kiểm soát tình trạng thiết bị

SpeedMaint CMMS đã tự động hóa phương thức quản lý bảo trì thiết bị trong nhà máy

Ông Nguyễn Đăng Cường, giám đốc SpeedMaint CMMS chia sẻ: “Không chỉ Viglacera Thăng Long mà tất cả các nhà máy đều sở hữu và duy trì một số lượng máy móc lớn. Vì vậy chúng tôi chú trọng xây dựng yếu tố tự động hóa trên phần mềm”

Đầu tiên, SpeedMaint CMMS giúp phân xưởng Cơ điện của Viglacera Thăng Long chuẩn hóa danh mục tài sản và tự động cập nhật tình trạng của thiết bị máy móc trên nền tảng số thay vì trên sổ sách như trước đây.

Dựa trên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ do Viglacera Thăng Long nhập liệu, phần mềm tự động nhắc lịch bảo trì, cảnh báo quá hạn trong suốt quá trình triển khai. Từ đó, cấp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, nắm được khối lượng công việc của từng kỹ sư và giao việc, gán người phụ trách theo đầu mục công việc phù hợp.

Vì vậy, dù là kế hoạch ngắn hạn hàng tháng hay dài hạn hàng năm (đợt bảo trì lớn kéo dài 20 ngày), cả cấp quản lý và kỹ sư đều nắm rõ tiến độ, khối lượng và nhiệm vụ của từng cá nhân trong một kế hoạch tổng thể.

Điểm nổi bật của SpeedMaint CMMS là phần mềm được xây dựng trên nền tảng Cloud, cho phép kỹ sư và nhà quản lý truy cập và theo dõi báo cáo trên di động cũng như trên máy tính ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào. Anh Quyết nhấn mạnh: “Khi tiến hành kiểm tra trực tiếp các máy móc, thiết bị, tôi có thể ngay lập tức tra cứu thông tin bằng phần mềm trên điện thoại chứ không phải chạy về văn phòng để tìm lại thông tin như trước”.

SpeedMaint CMMS được xây dựng trên nền tảng cloud

Ban Lãnh đạo Phân xưởng Cơ điện cũng cho biết: “Chúng tôi không mất nhiều thời gian thống kê mà trích xuất báo cáo đã được cập nhật tự động trên phần mềm vào bất cứ thời điểm nào. Việc lập kế hoạch bảo trì ngắn hạn, dài hạn cùng trở nên dễ dàng vì có những công việc mẫu”.

Về phía kỹ sư bảo trì, SpeedMaint CMMS cũng nhận lại phản hồi tích cực khi đội ngũ này chủ động hơn khi kiểm soát được hệ thống công việc theo ngày, tháng trên phần mềm, được thông báo trước lịch bảo trì để tránh tình trạng bỏ sót việc. “Đội ngũ kỹ sư, công nhân thường không nhớ được đầu mục vật tư. Vì thế khi giao việc, phần mềm sẽ hỗ trợ cung cấp thông tin những vật tư liên quan để kỹ sư có thể nắm bắt và tiến hành công việc dễ dàng”, lãnh đạo phân xưởng Cơ điện chia sẻ thêm.

Cán bộ quản lý kiểm tra hệ thống và lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị

Với 12 năm kinh nghiệm quản lý bảo trì trong ngành sản xuất, anh Lê Khắc Quyết nhận thấy, phần mềm quản lý bảo trì SpeedMaint CMMS đã đáp ứng được mục tiêu của Viglacera Thăng Long là trở thành đơn vị tiên phong trong việc số hóa nhà máy.

“Phần mềm đã mang lại những hiệu quả thiết thực, quá trình bảo trì tối ưu hơn, thiết bị hoạt động ổn định, tăng tuổi thọ và giảm đáng kể thời gian dừng máy. Tôi đánh giá phần mềm sẽ ứng dụng tốt cho các đơn vị sản xuất và sẽ là xu hướng trong thời gian tới”, anh Quyết chia sẻ.

SpeedMaint CMMS - Giải pháp quản lý thiết bị & bảo trì tối ưu cho nhà máy sản xuất

SpeedMaint CMMS là phần mềm quản lý thiết bị và quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp quản lý tập trung mọi tài sản, thiết bị; số hóa nghiệp vụ bảo trì trên cùng một hệ thống phần mềm trực tuyến, gồm các phân hệ như: quản lý thiết bị, bảo trì phòng ngừa, bảo trì khắc phục, công việc, quản lý kho vật tư, Nhân sự, Chi phí, KPIs,… được thiết kế chuyên biệt cho các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ bảo trì.

SpeedMaint CMMS giải quyết nhu cầu: Nắm bắt được chính xác số lượng, vị trí và tình trạng thiết bị; Đảm bảo cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị đáp ứng được kế hoạch sản xuất; Hạn chế hỏng hóc lớn; Đảm bảo chất lượng sản phẩm; Tổng hợp báo cáo nhanh về số lượng cũng như là tình trạng hiện tại của các thiết bị.

Trong công tác bảo trì, phần mềm SpeedMaint CMMS hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và lập lịch bảo trì định kỳ nhanh chóng, dự trù chi phí (nhân công, vật tư) chi tiết cho kế hoạch; Theo dõi nhiệm vụ bảo trì định kỳ và tự động nhắc nhở các lần bảo trì định kỳ thông qua email, Mobile; Quản lý chặt chẽ các quá trình thực hiện công việc bảo trì từ lúc phát hiện sự cố đến khi khắc phục sự cố; Theo dõi nhắc nhở các lần hiệu chuẩn kiểm định, kiểm tra thiết bị

Mô hình nghiệp vụ tổng thể SpeedMaint

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý xuất, nhập kho vật tư, tình trạng các vật tư phục vụ cho công tác bảo trì, sửa chữa cũng như tự động cảnh báo số lượng khi vượt ngưỡng định mức đề ra; quản lý đề xuất mua sắm dựa trên nhu cầu bảo trì; quản lý ngân sách, chi phí bảo trì trên SpeedMaint CMMS.

Với sự hỗ trợ của SpeedMaint CMMS, doanh nghiệp có thể tìm ra được “điểm nóng” trong công tác quản lý thiết bị và quản lý bảo trì, từ đó có những định hướng và quyết định phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí đầu tư, tăng hiệu suất hoạt động cũng như kéo dài tuổi thọ của thiết bị.

Liên hệ tư vấn SpeedMaint CMMS - Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị

Hotline: 0912 76 56 56

Website: https://speedmaint.com/